In vielen KMU gilt die Einladung zur Verwaltungsratssitzung als rein organisatorische Aufgabe. In Wirklichkeit ist sie ein zentrales Element der Governance. Wer dabei Regeln oder Details vernachlässigt, riskiert rechtliche Probleme oder schwächt die Glaubwürdigkeit des VR.
Hier sind 7 typische Fehler und wie Sie sie vermeiden, um von Anfang an professionell aufzutreten.
Vor dem Versand prüfen:
- Statuten der Gesellschaft
- Organisationsreglement und Organigramm
- Artikel 707 ff. OR (Obligationenrecht)
💡 Hinweis: Jedes VR-Mitglied kann unter Angabe von Gründen eine Sitzung verlangen. Der Präsident muss dieser Aufforderung unverzüglich nachkommen (Art. 715 OR).
Eine verspätete oder unvollständige Einladung kann die Gültigkeit der gefassten Beschlüsse gefährden.
Was zu tun ist:
- Alle VR-Mitglieder (und ggf. weitere Teilnehmende) fristgerecht einladen
- Klare Traktandenliste und notwendige Unterlagen beifügen
- Fristen gemäss Statuten einhalten
Ein rein beschlussorientiertes Protokoll genügt nicht den gesetzlichen Anforderungen.
Das Protokoll muss:
- Diskussionen und Entscheidungen enthalten
- Vom Präsidenten und dem Sekretär unterzeichnet werden (Art. 713 Abs. 3 OR)
Ein formfehlerhafter Beschluss kann im Nachhinein angefochten werden.
Grundregeln gemäss Gesetz (sofern nicht anders statutarisch geregelt):
- Kein Quorum erforderlich
- Beschlüsse mit Mehrheit der abgegebenen Stimmen
- Stichentscheid durch den Präsidenten (Art. 713 Abs. 1 OR)
- Schriftliche Beschlüsse nur zulässig, wenn keine Diskussion nötig ist (Art. 713 Abs. 2 OR)
Die Traktandenliste ist ein Führungsinstrument, kein Wunschkonzert. Sie strukturiert die Sitzung und reduziert Konfliktpotenzial.
Standard-Traktanden:
- Genehmigung des letzten Protokolls
- Genehmigung der Traktandenliste
- Berichte (GL, Finanzen, Ausschüsse)
- HR-Themen, laufende Projekte, Pendenzen
- Vertraulicher
Teil (Hörsaal ohne GL)
Einige Themen gehören regelmässig auf die Agenda – werden aber gerne vergessen.
Regelmässig einplanen:
- Jahresrechnung / Geschäftsbericht
- Vergütung von VR und Geschäftsleitung
- Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung der GV
- Strategie und Risikomanagement
- Selbstevaluation des VR
- Budget und Jahresziele
- Überprüfung des Organisationsreglements
Der häufigste – und gefährlichste – Fehler.
Eine gut gemachte Einladung setzt den Ton für die Sitzung. Sie signalisiert, dass der VR kein Informationszirkel, sondern ein strategisches Organ ist.
Fazit:
Die Einladung zur Verwaltungsratssitzung ist ein Governance-Instrument mit Wirkung. Wer die rechtlichen Grundlagen kennt, strukturiert einlädt und den Inhalt durchdacht aufbereitet, stärkt die Legitimität und Wirksamkeit des VR.
Praktische Hilfe gesucht?
Die vollständige Checkliste finden Sie auf Seite 242 unseres Handbuch für den Verwaltungsrat (Ausgabe 2024).
Ein unverzichtbares Tool, besonders unter Zeitdruck.